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Objectifs 1

Objectifs 1

Assistante de Direction

MISSION

- Administrer et gérer l’office du Responsable de l’Observatoire ;
- Assister le Responsable de l’Observatoire dans ses activités quotidiennes ;
- Assurer le rôle de communication pour l’Observatoire du Bassin autant avec l’intérieur qu’avec l’extérieur ;
- Aider à la gestion du temps du Responsable de l’Observatoire

NATURE ET ETENDUE DES ACTIVITES

Administration et gestion de l’office du Responsable de l’Observatoire
- Assurer la tenue correcte et propre du bureau du Responsable de l’Observatoire ;
- Développer un classement et un archivage des documents du bureau du Responsable de l’Observatoire suivant un système de dossier indiquant un niveau d’information ou d’urgence ;
- Approvisionner le Responsable de l’Observatoire en fournitures de bureau ;
- Organiser et suivre les tâches d’accueil et d’orientation des visites auprès du Responsable de l’Observatoire.

Assistance à l’activité quotidienne de l’Observatoire du Bassin
- Gérer l’agenda du Responsable de l’Observatoire et lui rappeler à temps les différentes rencontres à l’intérieur et à l’extérieur de l’ABN;

- Organiser les rendez-vous du Responsable de l’Observatoire ;
- Confirmer les dates des réunions organisées par le Responsable de l’Observatoire ;
- Faire ou suivre les tâches classiques de secrétariat pour le Responsable de l’Observatoire: traitement du courrier, Saisie de documents, etc.
- Développement de la communication interne et externe de l’Observatoire du Bassin - Gérer les appels sortants de l’Observatoire du Bassin vers l’extérieur;
- Gérer le téléphone et le courrier électronique dans le respect des principes établis à cet effet - Réceptionner et envoyer les fax ;
- Faire le dispatching des documents internes après avis du Responsable de l’Observatoire ;

Gestion du temps et prévention du stress
- Appuyer et conseiller le Responsable de l’Observatoire dans l’organisation quotidienne de ses tâches ;
- Anticiper sur les plannings des activités du Responsable de l’Observatoire
- Élaborer les rapports de synthèse et les comptes rendus de réunion.

Secrétaire de Direction : Eulodie DAVODOUN