MISSION
- Administrer et gérer l’office du Responsable de l’Observatoire ; - Assister le Responsable de l’Observatoire dans ses activités quotidiennes ; - Assurer le rôle de communication pour l’Observatoire du Bassin autant avec l’intérieur qu’avec l’extérieur ; - Aider à la gestion du temps du Responsable de l’Observatoire
NATURE ET ETENDUE DES ACTIVITES
Administration et gestion de l’office du Responsable de l’Observatoire - Assurer la tenue correcte et propre du bureau du Responsable de l’Observatoire ; - Développer un classement et un archivage des documents du bureau du Responsable de l’Observatoire suivant un système de dossier indiquant un niveau d’information ou d’urgence ; - Approvisionner le Responsable de l’Observatoire en fournitures de bureau ; - Organiser et suivre les tâches d’accueil et d’orientation des visites auprès du Responsable de l’Observatoire.
Assistance à l’activité quotidienne de l’Observatoire du Bassin - Gérer l’agenda du Responsable de l’Observatoire et lui rappeler à temps les différentes rencontres à l’intérieur et à l’extérieur de l’ABN;
- Organiser les rendez-vous du Responsable de l’Observatoire ; - Confirmer les dates des réunions organisées par le Responsable de l’Observatoire ; - Faire ou suivre les tâches classiques de secrétariat pour le Responsable de l’Observatoire: traitement du courrier, Saisie de documents, etc. - Développement de la communication interne et externe de l’Observatoire du Bassin - Gérer les appels sortants de l’Observatoire du Bassin vers l’extérieur; - Gérer le téléphone et le courrier électronique dans le respect des principes établis à cet effet - Réceptionner et envoyer les fax ; - Faire le dispatching des documents internes après avis du Responsable de l’Observatoire ;
Gestion du temps et prévention du stress - Appuyer et conseiller le Responsable de l’Observatoire dans l’organisation quotidienne de ses tâches ; - Anticiper sur les plannings des activités du Responsable de l’Observatoire - Élaborer les rapports de synthèse et les comptes rendus de réunion.
Secrétaire de Direction : Eulodie DAVODOUN
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